Microsoft Acces jest prawdziwie zaawansowanym i profesjonalnym programem baz danych, dostępny również dla niedoświadczonych użytkowników. Microsoft Acces nie jest, jak często się uważa, bazą danych, lecz systemem zarządzającym bazą danych (DBMS – Database Managment System), za pomocą którego można tworzyć i administrować bazy danych. Access należy przy tym do systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych. Oznacza to, że poszczególne tabele mogą być ze sobą powiązane.
Za pomocą programu Microsoft Access można zarządzać wszystkimi niezbędnymi informacjami używając jednego pliku bazy danych. W pliku takim można dzielić dane na odrębne części zwane tabelami. Za pomocą formularzy elektronicznych można oglądać, dodawać i aktualizować dane w tabelach; za pomocą kwerend można znajdować i pobierać tylko te dane, które są rzeczywiście aktualnie niezbędne; za pomocą raportów można analizować i drukować dane w określonym przez siebie układzie. Pomimo tego że wszystkie obiekty bazy danych znajdują się w jednym pliku istnieje możliwość importowania/eksportowania pojedynczych tabel. Najlepiej jest przechowywać dane tworząc po jednej tabeli dla każdego typu informacji, które mają być analizowane. Dane z różnych tabel można później łączyć razem w kwerendach, formularzach lub raportach – należy w tym celu zdefiniować relacje między tabelami.
Architektura pakietu
• Access - program główny: łączy funkcje:
- programu dla projektanta
- interakcyjnego narzędzia do operowania danymi
- interpretera wykonującego gotowe aplikacje
• runtime i generator dyskietek instalacyjnych (w pakiecie Access Developer's Kit) .
W MS Access istnieje możliwość korzystania z serwerów SQL przez ODBC (Open Database Connectivity) oraz możliwość udostępniania własnych danych przez ODBC ( np. dla Visual Basica, Visual C++).
Programowanie w Visual Basic for Application jest niezwykle proste co nierzadko zachęca projektantów do tworzenia za pomocą Accessa małych systemów baz danych: do użytku prywatnego lub dla małych biur.
